Sommario:
- Definizione - Cosa significa sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS)?
- Techopedia spiega Electronic Document Management System (EDMS)
Definizione - Cosa significa sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS)?
Un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS) è un sistema software per l'organizzazione e l'archiviazione di diversi tipi di documenti. Questo tipo di sistema è un tipo più particolare di sistema di gestione dei documenti, un tipo più generale di sistema di archiviazione che aiuta gli utenti a organizzare e archiviare documenti cartacei o digitali. EDMS si riferisce più specificamente a un sistema software che gestisce documenti digitali, piuttosto che documenti cartacei, sebbene in alcuni casi questi sistemi possano anche gestire versioni digitalizzate di documenti cartacei originali.
Una gestione elettronica dei documenti consente di archiviare centralmente un grande volume di documenti digitali. Molti di questi sistemi includono anche funzionalità per il recupero efficiente dei documenti.
Techopedia spiega Electronic Document Management System (EDMS)
Alcuni esperti sottolineano che il sistema di gestione elettronica dei documenti ha molto in comune con un sistema di gestione dei contenuti (CMS). Una grande differenza, tuttavia, è che la maggior parte dei sistemi CMS comporta la gestione di una varietà di contenuti Web da un sito centrale, mentre un sistema di gestione dei documenti viene spesso utilizzato principalmente per l'archiviazione.
Al fine di fornire una buona classificazione per i documenti digitali, molti sistemi elettronici di gestione dei documenti si basano su un processo dettagliato per l'archiviazione dei documenti, inclusi alcuni elementi chiamati metadati. I metadati attorno a un documento forniranno un facile accesso ai dettagli chiave che aiuteranno coloro che stanno cercando negli archivi a trovare ciò di cui hanno bisogno, sia per cronologia, argomento, parole chiave o altre strategie associative. In molti casi, la documentazione specifica per i protocolli di archiviazione originali è una parte importante di ciò che rende un sistema di gestione elettronica dei documenti così prezioso per un'azienda o un'organizzazione.
