Sommario:
Definizione - Cosa significa Gestione documenti?
La gestione dei documenti è il processo di archiviazione, individuazione, aggiornamento e condivisione dei dati ai fini della progressione del flusso di lavoro e dei risultati aziendali. La condivisione centralizzata e l'archiviazione dei dati all'interno di server specifici aiutano le organizzazioni ad accedere alle informazioni in modo efficiente ed efficace, oltre a proteggere i dati protetti. Programmi e server vengono utilizzati nel processo di gestione dei documenti. Metadati importanti sono centralizzati, al contrario di decentralizzati o difficili da localizzare.
Techopedia spiega la gestione dei documenti
Contenendo i dati su un server condiviso e all'interno di file condivisi, la gestione dei documenti consente solo agli utenti autorizzati di modificare e aggiungere dati a dati già esistenti. Assicura inoltre che i download siano condotti solo da coloro che sono autorizzati. I dati possono essere crittografati per garantirne ulteriormente la sicurezza.
I server designati per la gestione dei documenti possono contenere anche applicazioni di flusso di lavoro integrate per massimizzare la gestione delle attività e fornire assistenza nel flusso di lavoro organizzativo complessivo. Il monitoraggio automatizzato delle attività umane avviene durante il processo di gestione dei documenti. È possibile creare funzionalità di flusso di lavoro personalizzate insieme a usi comuni dei modelli, eliminando la necessità di creare documenti ripetitivi.
