Sommario:
- Definizione: che cosa significa conservazione dell'email?
- Techopedia spiega la conservazione della posta elettronica
Definizione: che cosa significa conservazione dell'email?
La conservazione della posta elettronica è la conservazione dei record di messaggistica istantanea e della posta elettronica in un'organizzazione in base alle politiche dell'organizzazione interessata. La politica di conservazione della posta elettronica è realizzata in conformità con le politiche industriali, governative o aziendali. La conservazione delle e-mail e le politiche relative alle stesse sono richieste in un'organizzazione per problemi legali, regolamenti e per la gestione della conoscenza.
Techopedia spiega la conservazione della posta elettronica
La conservazione della posta elettronica è diversa dall'archiviazione della posta elettronica. Mentre l'archiviazione consente agli utenti aziendali di conservare la posta elettronica e i messaggi istantanei per un periodo di tempo indefinito, la conservazione della posta elettronica determina il tempo di conservazione di un record di posta elettronica o di messaggi istantanei prima che venga eliminato automaticamente. Una maggiore conservazione della posta elettronica aumenta il rischio per la sicurezza di avere un utente non autorizzato ottenere l'accesso a segreti organizzativi o materiale riservato. Una minore conservazione della posta elettronica aiuterebbe a rimuovere questi problemi ed è più facile e meno costosa da implementare. Tuttavia, sarebbe un costo per i dirigenti e i dipendenti a lungo termine, che potrebbero aver bisogno di vecchi record di e-mail e messaggi per ricordare o valutare le decisioni organizzative o dipartimentali passate. È quindi importante disporre di una politica di conservazione della posta elettronica che sia uniforme e coerente per l'organizzazione e fornisca il miglior periodo di conservazione. La migliore pratica consiste nell'impostare le politiche di conservazione della posta elettronica e i criteri di eliminazione in base alla categoria del contenuto della posta elettronica, unitamente alla flessibilità necessaria per accogliere le richieste di contenzioso in modo tempestivo ed economico.
I criteri di conservazione della posta elettronica aiutano un'organizzazione in molti modi. Innanzitutto, garantisce il rispetto di tutte le normative e riduce i costi di non conformità e il rischio di sanzioni. In secondo luogo, migliora le prestazioni dell'IT senza aumentare i costi. In terzo luogo, aiuta nella gestione della conoscenza fornendo agli utenti informazioni per aumentare l'innovazione, il miglioramento e la produttività del business.
