Sommario:
- Definizione - Cosa significa Records Management System (RMS)?
- Techopedia spiega il Records Management System (RMS)
Definizione - Cosa significa Records Management System (RMS)?
Il sistema di gestione dei record (RMS) è la gestione dei record per un'organizzazione durante l'intero ciclo di vita dei record.
Le attività in questa gestione includono il controllo sistematico ed efficiente della creazione, manutenzione e distruzione dei registri insieme alle transazioni commerciali ad essi associate. Considerata una componente chiave dell'efficienza operativa, la gestione dei record aggiunge più valore alle risorse informative dell'organizzazione.
Techopedia spiega il Records Management System (RMS)
Parte delle attività più ampie di un'azienda, la gestione dei registri è associata alle politiche di governance, rischio e conformità.
Le attività coinvolte nella gestione dei registri sono:
- Identificazione delle informazioni che devono essere acquisite.
- Pianificazione delle informazioni per l'organizzazione.
- Applicazione di politiche e pratiche in materia di creazione, manutenzione, eliminazione di registri
- Creazione di un piano di archiviazione dei record.
- Classificazione, identificazione e archiviazione dei registri.
- Coordinamento della fornitura dell'accesso interno ed esterno ai registri tenendo conto della riservatezza dei dati e della riservatezza degli affari e dei dati.
I vantaggi offerti dalla gestione dei record sono:
- Eliminazione di dati ridondanti.
- Aumento della produttività e responsabilità nell'organizzazione.
- Riduzione della ricerca per le giuste informazioni. Le risorse vengono risparmiate dalla ricerca che richiede tempo per il recupero dei dati.
- Archiviazione dei record economica a causa dell'assenza di record ridondanti. I costi operativi sono ridotti.
- La creazione di record è regolata da standard e regolamenti presenti nell'organizzazione. Pertanto, garantisce la conformità normativa.
- La gestione dei record aiuta a controllare la creazione e la crescita dei record.
- La gestione dei record offre la possibilità di adottare nuove tecnologie per la conservazione dei record.
- I rischi di contenzioso sono ridotti al minimo utilizzando la gestione dei record.
- Le informazioni vitali possono essere ben protette e sicure utilizzando la gestione dei record.
- Fornendo un accesso facile e migliore ai record pertinenti, aiuta a migliorare la governance e il processo decisionale aziendale.
